Artisan et facturation électronique

Quel circuit pour chaque client ou fournisseur ?

Un artisan peut facturer des particuliers, des entreprises, des syndics, des collectivités ou des donneurs d’ordre étrangers. Il peut donc relever à la fois de la facturation électronique et du e-reporting. Le bon circuit doit être déterminé opération par opération, pas avec un réglage unique pour tous les clients.

Le tableau donne un point de départ. Le régime de TVA, le lieu de l’opération, la qualité du client et une éventuelle exonération peuvent modifier le traitement : les cas incertains doivent être confirmés avec le professionnel qui suit la comptabilité.

Devis, acomptes et suivi par chantier

Le devis reste central dans l’activité artisanale. Après acceptation, l’artisan peut émettre un acompte, une situation, une facture finale ou un avoir. L’outil doit conserver le lien entre devis, chantier, facture et paiement.

Exemple : un chantier commence avec un acompte, se poursuit avec une situation de travaux prévue au contrat, puis se termine par une facture de solde. Le test doit vérifier que chaque document reprend le bon client, les bonnes références, le régime de TVA applicable et les montants déjà facturés, sans double comptabilisation.

Le suivi par chantier aide aussi à contrôler la marge, les achats, les sous-traitants et les paiements. Une solution utile doit donc relier organisation terrain, plateforme agréée et comptabilité, pas seulement produire un document.

• Transformation devis accepté en facture.
• Acomptes, situations et facture finale.
• Avoir en cas de correction ou remise.
• Classement des factures fournisseurs par chantier.
• Références du marché ou du bon de commande lorsqu’elles sont requises.
• Suivi des règlements, retenues éventuelles et relances.

TVA et e-reporting des paiements

Pour une prestation de services dont la TVA est exigible à l’encaissement, les données de paiement doivent être transmises dans les situations prévues par l’administration. Cette transmission ne s’applique pas de la même façon si l’entreprise a opté pour la TVA sur les débits ou si l’opération est autoliquidée.

Acompte, règlement partiel et solde doivent donc être rapprochés de la bonne facture. Le logiciel doit conserver la date et le montant encaissé, puis transmettre les données attendues par le circuit approprié. Le taux de TVA et les règles propres aux travaux doivent être paramétrés selon la situation réelle, jamais déduits du seul mot « artisan ».

• Identifier si l’activité est en TVA sur encaissements ou sur débits.
• Repérer les opérations autoliquidées ou exonérées avant de paramétrer le flux.
• Suivre acomptes et soldes séparément.
• Rapprocher paiement, facture et chantier.
• Vérifier les mentions et taux de TVA adaptés aux travaux réalisés.

Choisir un outil utilisable au quotidien

Un artisan n’a pas toujours le temps de gérer un outil complexe. Le logiciel doit être rapide pour créer un devis, consulter une facture fournisseur, suivre un paiement et partager les documents avec l’expert-comptable.

Les fonctions utiles dépendent du métier : bâtiment, dépannage, fabrication, réparation, installation ou entretien. Il faut donc tester les cas réels plutôt que choisir uniquement sur une liste de fonctionnalités générales.

• Devis et factures utilisables sur mobile ou au bureau.
• Suivi par chantier ou intervention.
• Réception et classement des factures fournisseurs.
• Exports comptables fiables.
• Vérifiez les tarifs et conditions finales sur le site de l’éditeur.
• Comparer les plateformes

Les erreurs fréquentes chez un artisan

Première erreur : traiter tous les clients comme des particuliers parce que l’activité se déroule chez eux. Un syndic, une société ou un donneur d’ordre professionnel peut faire basculer la facture dans un autre circuit. Deuxième erreur : attendre le 1er septembre 2027 alors que la réception des factures fournisseurs devient obligatoire dès le 1er septembre 2026.

Autres risques : choisir le mauvais taux de TVA, oublier de relier un acompte au solde, confondre un PDF envoyé par e-mail avec une facture électronique conforme, ou utiliser le circuit B2B ordinaire pour une facture destinée au secteur public.

• Qualifier le client avant de créer la facture.
• Ne pas déduire le régime TVA du seul type de chantier.
• Conserver le lien entre devis, acompte, situation, solde et avoir.
• Prévoir Chorus Pro pour les clients publics.
• Traiter les rejets et corrections sans écraser l’historique.

Six tests avant les échéances

La préparation commence par un mini-scénario réel, exécuté avec la solution envisagée et le cabinet comptable. Le but n’est pas seulement de produire un beau PDF : il faut vérifier données, circuit, statuts, encaissements et exports.

• Recevoir une facture fournisseur et la rattacher au bon chantier.
• Émettre une facture B2B France avec les identifiants du client.
• Enregistrer une vente ou prestation à un particulier pour préparer le e-reporting.
• Créer un acompte, un paiement partiel, un solde puis un avoir.
• Traiter un rejet sans supprimer la trace du document initial.
• Déposer une facture de client public dans le circuit Chorus Pro si l’activité est concernée.
• Voir aussi le profil BTP
• Plateforme agréée
• Comprendre e-invoicing et e-reporting